Sistem Informasi

Manfaat Sistem Informasi

Pendahuluan

Saatmelintasi koridor sebuah klinik pelayanan di suatu rumah sakit, terdengar suatu percakapan antara seorang ibu (pasien) dan perawat yang jaga. Perawat itu berkata, “ibu kan sudah diperiksa dokter. Nah sekarang, silahkan ibu mengambil langsung obatnya ke bagian farmasi pengambilan obat”. Agak sedikit bingung ibu itu mempertanyakan kertas resep yang berisi obat-obat yang harus diambilnya nanti. Perawat itu tersenyum ramah dan menjawab,” Farmasi pengambilan obatnya sudah online dengan komputer yang dokter pakai tadi bu, sehingga petugas di bagian obatnya sudah mempersiapkan sesuai resep yang dokter ketik di komputernya”. Ibu itu terlihat gembira, setelah mendatangi bagian farmasi pengambilan obat dan menanyakan obatnya, ternyata petugas farmasi sudah mempersiapkannya.

Teringat juga sebuah peristiwa musibah yang belum lama ini terjadi, yaitu gempa bumi 9 SR yang mengakibatkan tsunami di Negara Jepang. Terlepas dari peristiwa yang sangat memprihatinkan, beberapa Negara, termasuk Indonesia, mendapat informasi yang sangat penting. Informasi itu adalah perkiraan kapan gelombang tsunami itu juga akan melanda tempat-tempat lain. Hebatnya informasi tersebut mengertakan perkiraan jam datang gelombang tsunami tersebut dan terbukti tidak meleset jauh dari perkiraan.

Dari 2 peristiwa di atas, betapa informasi menjadi sangat penting dan berperan besar dalam peradaban manusia. Informasi yang tumbuh dan berkembang dari sekedar sebuah informasi biasa, kemudian diolah menjadi sesuatu hal yang usability. Informasi yang memiliki sistem tertentu menjadi bermanfaat.

Apa itu Sistem Informasi ?

Berbicara mengenai sistem informasi, banyak referensi yang dapat dipakai untuk kita dapat pahami bersama, definisi atau gambaran umumnya. Seperti menurut Alter (1992), Sistem Informasi adalah kombinasi antar prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi. Bodnar dan Hopwood (1993), mengatakan bahwa Sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna. Hall(2001), mengatakan SIstem Informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikelompokan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada pemakai.

Dari beberapa definisi diatas, dapat diambil inti atau subtansi definisi Sistem Informasi adalah mengelolaan informasi yang melibatkan banyak instrument (perangkat keras, perangkat lunak, sumberdaya manusia) dan tersistem (memiliki pola tertentu, memiliki standard umum yang disepakati bersama, berdasarkan prosedur operasional yang sudah standar), serta pada akhirnya menjadi sebuah informasi yang berguna.

Perkembangan Sistem Informasi

Perkembangan informasi sebagai sebuah sistem, tidak terlepas dari perkembangan teknologi yang menyertainya. Teknologi membuat informasi menjadi lebih banyak dalam arti kuantitas maupun kualitasnya. Teknologi membuat informasi menjadi beragam dan dapat dikatakan menjadi data yang unlimitit atau tidak terbatas. Perkembangan Sistem Informasi dari tahun ke tahun dapat dibagi-bagi menjadi beberapa era tertentu, sebagai berikut :

Sistem Informasi bisa dikatakan mengalami kemajuan yang cukup signifikan seiring dengan perkembangan teknologi informasi. Banyak orang sudah terbiasa menggunakan komputer sebagai alat kerja bantu mereka dalam aktifitas kerja. Komputer yang mampu menyimpan data secara permanen dan dapat memanggil data itu kembali untuk kebutuhan atau pengelolaan lebih lanjut. Komputer yang mampu melakukan proses otomatisasi bisnis kerja dan proses pengetikan dan penyuntingan yang cepat. Proses penyajian informasi yang cepat. Sesuai dengan apa yang dikatakan Turban, Mclean dan Wetherbe, tahun 1991, bahwa Sistem Informasi memiliki kemampuan :

• Meningkatkan efektivitas dan efisiensi orang-orang yang bekerja dalam kelompok dalam suatu tempat atau pada beberapa lokasi
• Menyajikan informasi dengan jelas yang menggugah pikiran manusia
• Mengotomasikan proses-proses bisnis yang semiotomatis dan tugas-tugas yang dikerjakan secara manual
• Mempercepat pengetikan dan penyuntingan
• Melaksanakan hal-hal di atas jauh lebih murah daripada kalau dikerjakan secara manual

Manfaat Sistem Informasi

Sistem Informasi menjadi suatu bagian penting dari perusahaan-perusahaan yang ada di dunia ini. Entah itu yang berkecimpung di dunia usaha manafactur, perbankan, jasa kesehatan, atau kontraktor sekalipun. Sejak era tahun 1980an, perusahaan multinasional terus berupaya untuk membuat suatu sistem informasi yang terpadu dan terstandar. Perkembangannya mulai dari beberapa informasi yang dikumpulkan secara manual, tetapi dengan adanya perkembangan teknologi, maka data-data informasi mulai diintegrasikan dan diimplementasi menggunakan bantuan komputer (CBIS : Computer Based Information System). Diharapkan pada dasawarsa sejak tahun 2000an, ada sebuah sistem informasi yang mengglobal di dunia.

Dari kenyataan di atas, sebenarnya inti dari perkembangan sistem informasi yang sangat luar biasa ini, dalam rangka memanfaatkan informasi yang ada untuk melakukan tindakan-tindakan bisnis yang efektif dan efisien. Seperti beberapa pengembangan yang terus menerus dilakukan, antara lain :

- Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi mengenai pencatatan aliran uang yang masuk dan keluar dari suatu perusahaan mengikuti aturan standard akuntansi yang ada. Dengan adanya rekam jejak keuangan, maka analisa keuangan akan menjadi lebih mudah dan cepat. Proses audit menjadi lebih baik, transparans dan akuntanbiliti.

Ada 4 tugas dasar yang dilakukan di SIA, yaitu pertama mengumpulkan data, kedua pengolahan data (klasifikasi, sortir, perhitungan, ikhtisar dan penyiapkan dokumen), ketiga penyimpanan data dan yang terakhir adalah penyajian data informasi.

Dari pelaksanaan tugas tersebut, Sistem Informasi Akuntansi ini memiliki karakteristik :

• Melaksanakan tugas yang diperlukan
• Berpegang pada prosedur yang standar
• Menangani data yang rinci
• Fokus pada histori
• Menyediakan informasi pemecahan masalah yang minimal.

- Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi mengenai data-data laporan berkala, bisa harian bulanan atau tahunan, yang berhubungan dengan SIA yang ada. Dapat berhubungan dengan kendali kualitas suatu pekerjaan. Definisi Sistem Informasi Manajemen menurut Raymond McLeod Jr adalah : Sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Sedangkan menurut Gordon B Davis : Integrasi manusia/mesin guna menyediakan informasi untuk mendukung fungsi operasioal manajemen dan pengambilan keputusan pada suatu organisasi.

- Sistem Informasi Penunjang Keputusan

Sistem informasi yang dibangun untuk membantu manajemen dalam menggunakan dan memanfaatkan data dan model untuk memecahkan masalah yang tidak terstruktur. Tujuannya untuk membantu meningkatkan efektifitas manajemen dalam membuat keputusan dan bukan peningkatan efisiensi. Ini bedanya dengan SIM, sehingga karakteristik adalah : adaptability, flexibility dan juga support intelligence.

Ada 3 tingkatan teknologi di Informasi Sistem Penunjang Keputusan :

• DSS spesifik : merupakan penggunaan gabungan dari perangkat keras dan perangkat lunak yang memungkinkan seseorang atau sekelompok orang pengambil keputusan, dapat melakukan analisa terhadap suatu masalah tertentu.
• DSS generator : sudah merupakan suatu paket perangkat keras dan atau perangkat lunak yang bekerja secara cepat dan mudah membuat spesifik DSS.
• DSS tools : Suatu peralatan bantu bisa dari sisi perangkat kerasnya atau bisa juga dari sisi perangkat lunaknya saja, untuk membantu pembuatan spesifik DSS atau generator DSS.

Manfaat dari penggunaan Sistem informasi Penunjang Keputusan adalah memiliki beberapa alternative keputusan yang dapat dipilih beserta perkiraan akibat-akibat yang ditimbulkan. Selain itu pemahaman tentang bisnis dapat menjadi lebih baik lagi. Mampu member respon yang lebih cepat menghadapi situasi yang mungkin tidak diharapkan tiba-tiba terjadi. Kontrol menjadi jauh lebih terkendali.

3 Sistem informasi tersebut (SIA, SIM dan SIPK) sudah banyak diadopsi perusahaan multinasional, yang notabenenya terdiri dari beragam sector.

Etika Sistem Informasi

Penggunaan Sistem Informasi membutuhkan protocol atau aturan-aturan baku. Protocol atau aturan- aturan yang dibuat biasanya berdasarkan kesepakatan atau kesepahaman bersama, selama penggunaannya benar-benar dapat dipertanggungjawabkan dengan baik, layaknya etika dalam kehidupan sehari-hari.

Richard Mason pada tahun 1986 mengidentifikasikan masalah etika Sistem informasi ini menjadi beberapa hal, yaitu :

- Privasi

Bahwa setiap orang atau kelompok memiliki privasi yang harus dijaga, termasuk sistem informasi. Tidak serta merta orang lain atau badan lain dapat mengetahui informasi privasi atas dasar sebagai atasan atau tingkatan kekuasaan, tanpa sepengetahuan dan ijin dari pemiliknya.

- Akurasi

Informasi yang didapat atau dibuat, sebaiknya memiliki tingkat akurasi atau ketepatan yang baik dan dapat dipertanggungjawabkan. Tidak sembarang mengambil dan mencuplik dari beberapa bagian yang pada akhirnya merancukan tujuan awal sebenarnya sistem informasi dibuat. Ketidak akurasian sistem informasi dapat menimbulkan hal-hal negative, bahkan bisa menimbulkan kehancuran.

- Properti

Sistem informasi merupakan property yang harus dijaga dan memiliki hak untuk dilindungi. Perlindungan terhadap hak property ini dikenal dengan sebutan HAKI (Hak Atas Kekayaan Intelektual). Mekanisme diatur melalui cara :

• Hak Cipta
• Paten
• Rahasia Perdagangan

Dalam perjalanannya masih ada beberapa hal yang masih dalam perdebatan, seperti pertanyaan ini (Zwass, 1998) : “Pada level bagaimana informasi dapat dianggap sebagai property ?”. “Apa yang harus membedakan antara satu produk dengan produk lain ?”. “Akankah pekerjaan yang dihasilkan komputer memiliki manusia penciptanya ? Jika tidak, lalu hak property apa yang harus dilindungi ?”

- Akses

Diharapkan setiap pengguna (perorangan atau kelompok), memiliki akses sesuai dengan keperuntukannya. Keperuntukannya disini adalah sesuai dengan hak dan kewajibannya. Ada hak-hak yang harus dilindungi dan diberikan akses sepenuhnya bagi pengguna. Sesuai kewajiban, adakalanya hak akses memang harus dibatasi, dalam rangka kebaikan dan kesepakatan bersama.

Kesimpulan

Sistem informasi tumbuh bersama sesuai dengan peradaban manusia. Sistem informasi menjadi sebuah kekuatan yang tidak terduga, jika dapat menangkap, mengelola dan menganalisanya. Sistem informasi berkembang sangat pesat semenjak teknologi muncul dan mengambil bagian nyata dalam pengelolaan sumber daya informasi. Sistem informasi dipergunakan secara luas sejak tahun 1980an oleh perusahaan multinasional, di dalam rangka analisa dan membantu para manajemen membuat keputusan. Sistem informasi memiliki etika yang menyertainya. Etika yang membuat sistem informasi menjadi bermutu (akurasi). Etika yang membuat sistem informasi memiliki privasi dan property yang dilindungi undang-undang. Etika yang membuat sistem informasi dapat diakses oleh siapa saja, yang memiliki hak dan kewajiban menjaga sistem informasi.

Daftar pustaka :

• Materi kuliah Sistem Informasi - S2 MTI UGM Yogyakarta
• http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_Informasi_Dunia
• http://broncu.blogspot.com/2010/04/etika-dalam-sistem-informasi.html
• Sistem Informasi Manajemen Jilid I – Raymond McLeod, Jr
• http://www.scribd.com/doc/17106384/Makalah-Sistem-Informasi-Manajemen